Cloud Boekhouden: de voor- en nadelen

Voor - en nadelen cloud boekhouden

Door cloud software te gebruiken worden uw gegevens niet gehost op de fysieke computer bij u op kantoor, maar op servers overal ter wereld. De cloud verandert de manier waarop we boekhouden en zaken doen. We hebben hieronder enkele voor- en nadelen voor u op een rijtje gezet van online boekhouden in de cloud.

Voordelen cloud boekhouden

We benoemden eerder al dat tijdsbesparing een groot voordeel is van online boekhouden in de cloud. Hieronder nog enkele voordelen:

• Boekhouden kan overal: of u nu in de trein onderweg bent naar u volgende afspraak of aan de andere kant van de wereld zit, u kunt vanaf overal bonnetjes makkelijk invoeren.
• Bespaar fysieke ruimte: al die klappers en papiersystemen kunnen de kast uit. Door papierloos te werken bespaart u een hoop ruimte op kantoor. Wist u dat u wettelijk verplicht bent om zeven jaar uw administratie te bewaren? Digitaal gaat dit alleen maar eenvoudiger. U hoeft geen bonnetjes te bewaren of facturen te printen. Maak een foto en upload dit in uw boekhoudprogramma.
• Automatische back-ups en updates: als uw computer stuk gaat, dan staat uw boekhouding gelukkig nog online op de server opgeslagen. Er wordt altijd automatisch een back-up gemaakt door het boekhoudprogramma waardoor uw gegevens altijd veilig opgeslagen zijn. Bovendien doet online cloudsoftware zichzelf automatisch updaten. Zo zult u nooit last hebben van een verouderde versie.
• Handige koppelingen maken: ontzettend handig voor ondernemers is om de zakelijke bankrekening te koppelen aan uw online boekhoudprogramma. Het lezen van bankafschriften via een online boekhoudprogramma gaat snel en eenvoudig. U hoeft niet langer meer zaken over te typen. Bovendien is er minder ruimte voor (menselijke) fouten. Ook kunt u ervoor kiezen om een koppeling met de KvK te maken, of met uw leveranciers of klanten. Alles geregeld vanuit één digitale plek.

Nadelen cloud boekhouden

Hoewel er veel voordelen zijn verbonden aan boekhouden in de cloud, zijn er ook enkele nadelen.

• Internetverbinding noodzakelijk: alhoewel we net zeiden dat u overal de boekhouding kan doen, is het wel nodig een internetverbinding te hebben om te kunnen functioneren. In de meeste situaties is een internetverbinding op werk wel aanwezig, maar niet altijd op alle plekken is (gratis) Wi-Fi beschikbaar. Heeft u dus geen internetverbinding? Dan kunt u niet verder werken.
• Boekhoudsoftware kost ook geld: de grootte van het volume van de gegevensopslag enerzijds, en het aantal gebruikers anderzijds kunnen een grote invloed hebben op de prijs. Moeten er meerdere mensen gebruik van maken? Dan betaalt u hier meestal extra voor. De functionaliteiten hebben dus direct invloed op de kosten. We raden u aan om prijzen en functies van verschillende cloud softwarepakketten te vergelijken. Houd er wel rekening mee dat uw bedrijf mogelijk groeit in de (nabije) toekomst, waardoor u meer functionaliteiten nodig zult hebben.
• Geen controle over het systeem: als u in de cloud werkt, dan bent u afhankelijk van uw service provider. Als er een probleem voordoet kunt u dit enkel melden aan de provider, in plaats van dat u dit zelf kunt oplossen. Maak daarom een weloverwogen keuze in uw provider bij de overstap naar de cloud.
• Pas op voor hackers: u bewaart uw gegevens op een externe locatie, buiten uw bedrijf dus. Hoewel de cloud een goede bescherming biedt, is het niet 100% uitgesloten dat hackers toegang tot uw data kunnen krijgen.

Welke clouddienst is het beste?

Er zijn steeds meer clouddiensten beschikbaar. We begrijpen het als u door de bomen het bos niet meer ziet! Welke gratis clouddiensten zijn er? En wat is de beste keuze voor voldoende opslagruimte? We hebben de beste gratis clouddiensten voor u op een rij gezet.

De 5 beste gratis clouddiensten:

1. iCloud
2. Box
3. Google Drive
4. Microsoft OneDrive
5. Dropbox

iCloud
Gebruikt u Apple-producten, zoals een MacBook of iPhone? Dan heeft u vast wel eens iCloud voorbij horen komen. Apple heeft standaard iCloud in het besturingssysteem geïntegreerd bij haar producten. U kunt gebruik maken van 5GB gratis opslagruimte, maar u kunt deze hoeveelheid altijd uitbreiden tegen betaling. iCloud slaat automatisch documenten en bestanden op.

De webinterface van iCloud is niet enkel voor Apple, maar werkt op iedere browser, ook op Windows. Het gebruik van iCloud is eenvoudig, want het zit al automatisch ingebouwd op de apparatuur. Maakt u gebruik van Windows, maar wilt u wel iCloud? Dan moet u het iCloud Control Panel downloaden.

Voordelen:

• Zeer geschikt voor Apple-producten
• Eenvoudig back-ups maken

Nadelen:

• Minder geschikt voor alternatieve browsers of besturingssystemen

Box
Box is een zakelijke clouddienst die gericht is op samenwerken. U kunt bijvoorbeeld toegang tot bestanden geven met meerdere gebruikers. Ook kunnen mensen in een groep elkaars updates en aanpassingen delen. Met een gratis account kunt u 10GB opslaan. Bedrijven kunnen er ook voor kiezen om een Business-, Business Plus- of zelfs een Enterprise-versie te nemen. De client Box Sync app is voor zowel Windows als Mac apparaten verkrijgbaar.

Box is echter niet bedoeld als een online back-upsysteem. Het richt zich meer op het delen van bestanden met verschillende mensen.

Voordelen:

• Makkelijk te beheren
• Razendsnel
• Samen werken aan bestanden

Nadelen:

• Niet geschikt als back-up
• Niet voor Linux
• Omslachtige installatie

Google Drive
Google Drive is een bekende cloudopslagdienst van Google. U kunt documenten maken, opslaan en delen met andere gebruikers. Als u Google Drive op Windows installeert dan krijgt u bovendien de optie om een heel officepakket erbij te installeren dat goed samenwerkt met de cloud. Een voordeel is dat de browser ook via een browser toegankelijk is.

Google geeft 15GB gratis bij het aanmaken van een account. De opslagruimte deelt u wel met Gmail, mits u dit gebruikt. Voor bedrijven hebben ze de Google Apps for Business gecreëerd, waar u onbeperkt opslagruimte kunt krijgen.

Voordelen:

• Veel opslagruimte
• Goede integratie met andere Google-services

Nadelen:

• Minder geschikt als u weinig Google-diensten gebruikt
• Niet 100% NSA-proof (privacy)

Microsoft OneDrive
Iedereen die een Microsoft-account heeft, die beschikt automatisch al over een OneDrive. U kunt direct met de opslagdienst aan de slag. Het maakt hierbij niet uit of u gebruik maakt van Apple of Windows.

Voor ondernemers is er een zakelijke versie die naast Office 365 ook met SharePoint werkt. Ook biedt dit een cloudgebaseerde bibliotheek voor uw zakelijke documenten. Gebruikers krijgen 5GB gratis opslagruimte. Er zijn ook verschillende abonnementen om tegen betaling de opslagruimte uit te breiden. Gebruikers van Office 365 krijgen voor 7 euro per maand 1TB opslagruimte.

Voordelen:

• Goede integratie met Microsoft-software
• Werkt goed op Windows-apparaten

Nadelen:

• Microsoft-account vereist
• Werkt niet op alle platformen even goed

Dropbox
Dropbox is al jarenlang een bekende opslagdienst. De dienst biedt apps voor zowel Windows als Apple. In Dropbox kunt u alle bestanden in de cloud opslaan die u wilt. Dit kunnen bestanden zijn, maar ook muziek, video’s of afbeeldingen. De gratis versie van Dropbox biedt meer dan enkel opslag. Er is ook een third-party app voor Windows Phone.

Binnen Dropbox kunt u precies zien wanneer wie welke veranderd heeft doorgevoerd. Ook kunt u een eerdere versie herstellen, mocht er iets fout gaan. De versiehistorie gaat terug tot 30 dagen bij een bestand.

Dropbox biedt gebruikers gratis 2GB aan opslag. Ook is er een pluspakket met 2TB extra opslagruimte. Er een zakelijke versie beschikbaar voor ondernemers die 3TB aan opslag biedt, deze kost 15 euro per maand per gebruiker.

Voordelen:

• Makkelijk te beheren
• Linux-ondersteuning
• Versiebeheer (historie)

Nadelen:

• Heeft geen waterdichte beveiliging

Ook interessant:

• Stappenplan: hoe in 8 stappen uw financiële administratie weer op orde brengen 
• Wat u moet weten over de overstap van bijberoep naar hoofdberoep

Cloud boekhoudprogramma’s

Het gebruiken van een online boekhoudprogramma kan een belangrijke meerwaarde bieden voor uw boekhouding en bij de uitbreiding voor uw volledige administratie. Wel is het steeds lastiger om een passende keuze te maken, omdat boekhoudprogramma’s steeds meer mogelijkheden bieden. Ga niet teveel betalen voor functies die u niet gebruikt of nodig heeft. Vergelijk boekhoudpakketten dus altijd goed voordat u een keuze maakt.

Hulp bij de overstap naar cloud boekhouding

Cloud boekhouding is een geweldige manier voor boekhouders en accountants om de tijdrovende inspanningen en kosten van de traditionele boekhoudmethodes achter zich te laten. Heeft u hulp nodig met de overstap naar online boekhouding, of überhaupt met boekhoudkundige activiteiten? 

Vul dan het formulier hieronder in, dan nemen we zo snel mogelijk contact op om uw aanvraag te bespreken. Na dit gesprek kunnen we u koppelen aan maximaal drie specialisten bij u in de buurt! Vergelijk offertes en kies de boekhouder of accountant die bij uw situatie past.