Waaruit bestaat een kassasysteem eigenlijk?

Een kassasysteem bestaat uit POS-hardware en POS-software die er samen voor zorgen dat er eenvoudig online en offline kan worden afgerekend. De transacties zouden tegelijk in de administratie verwerkt kunnen worden. POS-hardware voor een kassasysteem kan bestaan uit: de kassa, computer of tablet zelf, geldlades, kassabonprinters, pinapparaten, barcodescanners, enzovoorts. POS-software is een computerprogramma op de computer of tablet waarmee producten of diensten met pin zijn te betalen. Ook is het verrekenen van korting en het bijhouden van de voorraad eenvoudiger. Simpel gezegd is het een kassa software voor vereenvoudigde facturatie. 

De gegevens die worden vastgelegd in uw kassasysteem maken deel uit van uw administratie. De eisen die worden gesteld aan de administratie, worden dus ook gesteld aan het afrekensysteem.

Factureringsverplichting
Btw-ondernemers zijn verplicht om de verkoopfacturen uit te reiken. Zowel in de in- als verkoopfacturen moeten aan de factuurvereisten worden voldaan. Wist u dat als een inkoopfactuur niet aan de vereisten voldoet, dit een boete van ruim € 5000 door de FOD kan veroorzaken? Onze boekhouders zijn hiervan op de hoogte en adviseren u graag. Als u uw boekhouding goed bijhoudt, dan heeft u ieder kwartaal met slechts een paar klikken inzicht in de hoeveelheid btw die u moet betalen of terugkrijgt van de FOD. Lees hieronder welke factuurvereisten er zijn.

Overzicht van factuurvereisten btw retail

Zoals hierboven besproken moeten alle in- en verkoopfacturen aan de factuurvereisten doen. Als een inkoopfactuur niet aan deze vereisten voldoet, dan kan dit tot gevolg hebben dat de FOD het recht op aftrek van de btw weigert. Voor een onjuiste factuur kan de FOD zelfs een boete opleggen.

Checklist alle factuurvereisten btw

1. Datum factuur;
2. Factuurnummer;
3. Btw-identificatienummer van de leverancier;
4. Btw-identificatienummer van de afnemer indien een verleggingsregeling van toepassing is of als er een intracommunautaire levering wordt verricht;
5. NAW-gegevens van de leverancier en van de afnemer;
6. Hoeveelheid en een omschrijving van de geleverde goederen/diensten;
7. Datum waarop de levering/dienst plaatsvond;
8. Maatstaf van heffing voor elk tarief of iedere vrijstelling, de eenheidsprijs excl.btw, evenals de eventuele vooruitbetalingskortingen en andere kortingen indien die niet in de eenheidsprijs zijn begrepen;
9. Toegepaste btw-tarief;
10. Te betalen btw-bedrag in euro’s;
11. Bij een verleggingsregeling de vermelding ‘btw verlegd’ toevoegen met verwijzing naar de vrijstelling of intracommunautaire levering;
12. Gegevens vervoermiddel (nieuw/gebruikt);
13. Als de factuur wordt uitgereikt door de afnemer in plaats van de leverancier, hier een vermelding van toevoegen ‘factuur uitgereikt door afnemer’;
14. Indien van toepassing de vermelding ‘Bijzondere regeling – gebruikte goederen’ of ‘Bijzondere regeling – kunstvoorwerpen’ of ‘Bijzondere regeling – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten’ of ‘Bijzondere regeling reisbureaus’ toevoegen;
15. NAW-gegevens en het btw-identificatienummer van de fiscaal vertegenwoordiger;
16. Indien het factuurbedrag niet hoger is dan 100 euro (incl. btw) of het een aanvullend document is op een eerdere factuur, die verwijst naar de eerdere factuur, gelden beperktere voorwaarden. Op de factuur moet dan de NAW-gegevens van de leverancier staan. Deze regeling geldt niet voor intracommunautaire leveringen of als de leverancier/dienstverrichter in het buitenland is gevestigd;
17. Bij een fiscale eenheid btw wordt op de factuur geen btw vermeld. Voeg de vermelding ‘geen btw vanwege fiscale eenheid btw’ toe.

Winkel overnemen of verkopen?

U wilt uw winkel verkopen of bent van plan om een zaak over te nemen? Dan is het belangrijk om de waarde te bepalen. Zo moet er worden gekeken naar de beschikbare cashflow, de omzetontwikkeling, het eigen vermogen en de winst. Ook veel niet-financiële factoren zijn belangrijk bij de waardebepaling, zoals de kwaliteit van de winkellocatie en het personeel. Onze boekhouders begeleiden het gehele proces, van het bepalen van de waarde van uw winkel tot aan de onderhandelingen. Dankzij de juiste ervaring en expertise zorgen zij ervoor dat uw bedrijfsovername de juiste aandacht krijgt op het juiste moment. 

Starten met een winkel

Als u van plan bent om een winkel te starten dan moet u zich inschrijven bij een erkend ondernemingsloket. U krijgt dan een ondernemingsnummer en uw onderneming wordt opgenomen in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Vervolgens schrijft u een concreet ondernemingsplan, met daarin onder andere de kansen en risico’s, wat u gaat verkopen, wie uw doelgroep is en hoe u de markt wilt gaan veroveren. Het uitvoeren van een markt- en brancheonderzoek helpt u om alle zaken in kaart te brengen die van invloed zijn op uw toekomstige winkel. 

Overige zaken die u moet regelen bij het starten van een winkel zijn:

• Voorraadbeheer;
• Geordende administratie;
• Opstellen van algemene voorwaarden;
• Startkapitaal regelen
• Bedrijfsverzekeringen afsluiten;
• Een geschikt winkelpand vinden;
• Bestemmingsplan van de gemeente doornemen.

Heeft u hulp nodig bij bovenstaande zaken? Dan bent u bij ons aan het juiste adres! Ga in gesprek met drie ervaren retail boekhouders bij u in de buurt voor professionele ondersteuning voor uw onderneming. Heeft u al een fysieke winkel, maar wilt u graag uitbreiden en gaat u een webshop ernaast oprichten? Ook dan helpen wij u graag. Vul het formulier onderaan deze pagina in voor drie vrijblijvende offertes.

Tijd en kosten besparen met retail boekhouding

Door digitaal te boekhouden of door boekhouding uit te besteden kunt u veel kosten en tijd besparen. Administratie kan worden geautomatiseerd waardoor u minder hoeft te doen of te begrijpen. Ook heeft u daarmee sneller de juiste cijfers die u aan uw accountant kunt toereiken. Op de lange termijn haalt u de kosten voor het inhuren van een boekhouder voor uw winkel er met gemak uit. Alleen al daarom kan het heel interessant en winstgevend zijn om deze optie te overwegen. 

Meer inzicht in bedrijfsvoering

Er zijn continu veel ontwikkelingen aan de gang in de retailbranche, waardoor u als ondernemer kritisch dient te kijken naar uw manier van bedrijfsvoering. Een actueel inzicht in de financiële stand van uw onderneming en een duidelijke ondernemersstrategie zijn van belang voor de groei van uw bedrijf. Boekhouderloket.be helpt u graag bij het vinden van een geschikte retail boekhouder die uw administratie op een efficiënte manier inricht om tot de juiste inzichten te komen.

Ontzorgen van ondernemers in de retail met professionele boekhouding

De kwaliteitseisen voor jaarrekeningen en jaarlijkse accountantscontroles zijn hoog. De jaarafsluiting moet kloppend zijn, en dat is ieder jaar weer een hele uitdaging. Het is een strak georganiseerd proces dat gepaard gaat met veel deadlines. Wilt u geen deadlines missen voor jaarcontroles en accountantsverklaringen? Onze gekwalificeerde boekhouders helpen u graag!