Hoe lang administratie bewaren van mijn bedrijf?
Een goede administratie helpt u niet alleen beter op weg in uw geldzaken, maar helpt ook om financiële problemen te voorkomen. Het is wettelijk verplicht om als ondernemer de boekhouding te bewaren. Wat u moet bewaren en hoe lang u dit moet bewaren, verschilt per type administratie. Vraagt u zich ook wel eens af wat de beste manier is om uw administratie te bewaren? En bent u benieuwd hoe lang u de administratie nu écht moet bewaren? Lees dan snel verder. We gaan in dit artikel verder in op de fiscale bewaarplicht van administratie voor ondernemers.
Op deze pagina:
Wat is fiscale bewaarplicht voor administratie?
Iedere ondernemer voor de belasting is in België verplicht om een administratie bij te houden en te bewaren in een boekhouding. Het bewaren van de administratie is ontzettend belangrijk, omdat deze kan door de FOD gecontroleerd worden. Is uw administratie niet volledig? Of heeft u de boekhouding niet lang genoeg bewaard? Dan kan dit negatieve gevolgen hebben. Bovendien is een overzichtelijke administratie belangrijk bij het doen van de belastingaangifte en het volgen van de financiële gezondheid van uw onderneming.
Welke administratie moet ik bewaren?
Letterlijk álle gegevens over uw onderneming die worden vastgelegd op papier of digitaal, behoren tot uw boekhouding. Denk aan administratie zoals:- Bankafschriften;
- Ontvangen en verzonden facturen;
- Controleberekeningen;
- Debiteuren- en crediteurenadministratie;
- Loonadministratie;
- Voorraadadministratie;
- Contracten en overeenkomsten;
- Jaaropgaven;
- Notariële stukken;
- Grootboek;
- Aangiften en aanslagen inkomstenbelasting;
- Enzovoorts.
Ook digitale gegevens bewaren
De boekhouding bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s, software en digitale bestanden. U moet er dus voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle door de FOD gebruikt kunnen worden. Alleen maar het bewaren van een bestand in de afgedrukte vorm is hierbij onvoldoende.Hoe lang moet ik de boekhouding bewaren?
Het verschilt per type administratie hoe lang deze moet worden bewaard. We hebben hieronder de verschillende bewaartermijnen voor administratie uiteengezet.| Soort administratieve gegevens | Hoe lang bewaren? |
|---|---|
| Basisgegevens | 7 jaar |
| Gegevens over onroerende zaken | 10 jaar |
| Gegevens éénloketsysteem | 10 jaar |
| Overige gegevens | 7 jaar (korter tenzij er afspraken met de FOD over zijn gemaakt) |
Wat valt onder basisgegevens administratie?
In principe vallen de meeste administratieve gegevens onder basisgegevens. Hieronder valt:- Grootboek;
- Loonadministratie;
- In- en verkoopadministratie;
- Voorraadadministratie;
- Debiteuren- en crediteurenadministratie;
- Gegevens die belangrijk zijn voor belastingheffing van derden.
Welk jaar kan de administratie weg? Een voorbeeld
Als u de kalenderjaren volgt, betekent dit dat u na 31 december 2021 uw administratie over 2014 en eerdere jaren niet meer hoeft te bewaren. Het gaat hier om fiscale bewaartermijnen, maar er kunnen ook andere redenen zijn waarvoor weer een andere bewaartermijn geldt.
Waar kan ik de administratie het beste bewaren?
Officieel moet u de administratie van uw bedrijf in de originele vorm bewaren: digitaal of op papier. Heeft u digitaal een factuur toegestuurd gekregen? Dan bewaart u deze op uw computer of in de cloud. Heeft u fysiek facturen ontvangen? Dan moet u deze fysiek bewaren. In dit geval is het slim om alsnog de factuur in te scannen en digitaal te bewaren. Zo voorkomt u dat u gegevens kwijtraakt door bijvoorbeeld brand, diefstal of ouderdom.Boekhouding digitaal bewaren
Als u uw gegevens digitaal bewaart, dan moet u ervoor zorgen dat de FOD uw programma’s en bestanden bij een controle nog steeds kan gebruiken. Deze moeten dus niet in een verouderd programma bewaard worden waar u zelf geen toegang meer tot heeft.Boekhouden in de cloud
De meeste ondernemers kiezen ervoor om digitaal te boekhouden via een online boekhoudprogramma. Hiermee wordt alle administratie automatisch in de cloud / online opgeslagen en zijn de gegevens beschermd tegen bijvoorbeeld diefstal. Ook handig: meestal kunt u uw zakelijke rekening koppelen met een online boekhoudpakket.
Ook interessant: